Ainda que parte fundamental do dia a dia de qualquer empresa, a necessidade de criar e estruturar processos, ainda causa arrepios em muitos empreendedores. No entanto, mesmo sem uma oficialização, os processos acabam acontecendo, mesmo que informalmente. Isso ocorre, principalmente, em negócios iniciantes, onde a necessidade de fazer a roda girar se sobrepõe à forma que as coisas irão acontecer. 

Porém, quando o número de clientes e de pessoas envolvidas na organização aumenta, torna-se primordial organizar os processos manuais e criar novas estratégias mais eficientes. Para isso, é importante avaliar alguns pontos antes de partir para a ação de estruturar processos da empresa (“4 pontos para avaliar antes de estruturar os processos de sua empresa”). Feito isso, temos aqui um passo a passo para ajudar na criação de novos processos.

Otimização de processos manuais e estruturação de novos processos, passo a passo:

1 – Defina o problema a ser resolvido

No início de cada processo é importante deixar claro qual é o seu evento inicial, aquele ponto que vai desencadear todas as ações a seguir. Ou seja, qual será o problema a ser resolvido e qual é o momento de começar a seguir seu esquema operacional. Verifique entre as ferramentas de gestão que a sua empresa já usa como informar aos envolvidos sobre o início deste processo (utilizar a agenda comunitária já é uma ótima iniciativa).

2 – Tarefas a serem realizadas

Quais tarefas precisam ser realizadas para que a sua entrega (problema resolvido) aconteça? Faça um esquema detalhado de todas as tarefas, incluindo como cada uma delas deve ser realizada e em que sequência elas devem ocorrer. Esquematize de que forma cada pessoa envolvida irá interagir com as outras. Insistir em processos manuais para essa organização pode colocar todo esquema em risco.

3 – Áreas envolvidas

Defina quais serão os agentes envolvidos naquele processo. Podem ser pessoas específicas ou áreas inteiras, não importa. Aqui o que vale é deixar claro quais serão os responsáveis por cada uma das etapas (ou tarefas) do processo e como cada um desses responsáveis irão interagir em si.

4 – Detalhes e entraves

Com o tempo torna-se possível prever quais serão alguns dos possíveis entraves que podem acontecer durante o desenrolar de um processo. Para que esse tipo de ocorrência não pare todo o seu negócio é importante definir previamente quais seriam possíveis desvios ou rotas alternativas daquele processo, ainda que sejam soluções provisórias que, depois, serão corrigidas.

5 – Documentos necessários 

Planilhas, aplicativos, controles internos, formulários. Aqui entram todos os documentos (sejam em papel ou virtuais) que serão utilizados para organizar as tarefas a serem desenvolvidas e oficializar as etapas do processo. Um sistema de gestão eficiente pode agilizar demais a sua operação nesse sentido).

6 – Fluxo do processo

Em alguns tipos de processos, para que uma nova etapa possa acontecer, outra precisa ser concluída. Já em outros, existem tarefas que acontecem simultaneamente. Não existe uma regra para isso, o importante é observar a melhor forma de gerir o fluxo do processo (como o fim de uma tarefa dispara a seguinte) para garantir eficiência e agilidade às pessoas que estão trabalhando nele.

7 – Tomada de decisão

Uma série de decisões devem ser tomadas durante a condução de um processo. E para que o time fique alinhado e o trabalho possa fluir bem, os critérios de tomada de decisão devem ser estabelecidos previamente e estarem claros para todos — nem que o critério seja consultar o responsável geral por aquele processo. Este é o ponto em que as tecnologias podem não ser a melhor saída. Quando os entreves surgirem, a comunicação direta com o responsável geral pode agilizar a finalização do projeto.

8 – Evento final

Parece óbvio, mas não é. Assim como é importante definir o evento que dá início a um processo, é extremamente importante definir aquele que o encerra. Uma falta de clareza neste ponto pode causar problemas para os possíveis novos processos que venham na sequência. Caso o fim não fique claro, talvez o processo esteja longo demais. É melhor, então, quebrá-lo em processos menores para ganhar agilidade e clareza no seu negócio.

Fonte da imagem: raxplix*