Identificar, criar e estruturar processos é uma etapa fundamental para que sua empresa, ou redes de franquias, tenha sucesso. Embora pareça simples, essa tarefa exige muito comprometimento de todos e metodologias eficientes no momento de aplicá-la.
Ao definir os processos, é muito importante lembrar que eles devem ser replicáveis. Isso significa que eles devem funcionar perfeitamente em todas as lojas ou unidades; e qualquer pessoa, de acordo com o perfil indicado, deve conseguir assimilá-los.
Se você está passando pelo momento de estruturar os processos do seu negócio ou de sua rede de franquias, veja, a seguir, 5 passos para começar a estruturá-los de maneira eficiente.
1. Identifique quais são os pontos críticos na hora de estruturar processos
O que deve, obrigatoriamente, ser bem executado para o sucesso de toda a sua empresa ou rede de franquias?
No momento de criar os processos, é primordial entender os pontos-chave, ou seja, aqueles que têm grande poder de gerar impacto negativo se não forem bem executados.
Eles precisam ser descritos com precisão nos manuais e, mais do que isso, devem conter uma metodologia fácil de entender e replicar. Crie uma lista, coloque no papel todos esses pontos para conseguir visualizá-los de uma forma mais ampla.
2. Levante informações sobre o que não vai bem
Enxergue o seu negócio de uma forma global e com um olhar de trazer e propor melhorias para o que não está funcionando como deveria.
Quando você otimiza os processos, simplifica o trabalho dos profissionais e evita ruídos de comunicação, má interpretações e falhas de execução, melhorando, assim, a performance da sua equipe e, consequentemente, do seu negócio.
3. Converse com quem está no dia a dia da operação
De nada adianta estruturar processos e não ter a capacidade de segui-los. E acontece em muito mais redes do que se imagina, sabia?
Por isso, a recomendação é conversar com os profissionais que estão presentes na rotina da operação. Eles podem te ajudar a encontrar pontos de melhoria e correções para que o seu negócio funcione de forma mais eficiente.
4. Escolha o mais didático formato possível
Imagine quem é o seu leitor e quem vai consumir esse manual, guia ou ferramenta de processos na sua empresa.
Dependendo de suas características, você deve pensar no mais didático formato possível para garantir que a pessoa realmente entenda todo o processo.
Nesses casos, vale investir em fluxogramas, fichas, vídeos e até gibis. Tudo o que facilitar a compreensão e for disseminado mais facilmente já vale.
Quanto mais fácil e didático for o material, maiores são as chances de garantir o sucesso do negócio e ganhar “aderência” dos colaboradores.
5. Transmita esse conhecimento de como estruturar processos de maneira eficiente
Identificados os processos, os pontos de melhoria e o que a rede deve fazer para crescer, é hora de tirar o conhecimento do papel.
Você deve utilizá-lo como ferramenta de consulta no dia a dia e, por isso, ele deve sempre estar presente na rotina da operação.
Além de ser um material de consulta, ele será a base para capacitar a equipe, seja durante sua implantação e contratação, seja ao longo do tempo para alinhar inconformidades com o padrão proposto.
Fundamentais em qualquer negócio ou em rede de franquias, os processos são ferramentas que devem ser pensadas e utilizadas de maneira inteligente.
Entenda o seu público, crie soluções para maximizar sua compreensão e disseminação do conhecimento e desfrute de uma empresa ou rede bem treinada, comprometida e em maior sintonia!
Aposte nos processos bem estruturados e você terá resultados mais rapidamente!
