Processos e pessoas caminham lado a lado. Pode até parecer óbvio, mas é comum que, nas empresas, as habilidades de cada um fiquem engessadas, porque não se pensa “fora da caixa”. Mas isso não precisa acontecer, sabia?

Seguir processos não é sinônimo de restringir sua criatividade e tampouco agregar menos valor aos projetos. É primordial que se enxergue valor nessa documentação, entenda os processos e trabalhe para realizar o passo a passo com máxima eficiência.

Quando o executor do processo entende o quanto de valor agregará ao seu trabalho e rotina, caso ele siga algo que já foi testado, ele compra a ideia da importância de seguir o conhecimento que está sendo compartilhado.

Como, então, motivar as pessoas a seguirem os processos que estão nos manuais?

A resposta é complexa e envolve mais de uma consideração, mas, basicamente, devemos pensar no seguinte:

1. Entenda o dia a dia do executor do processo e suas limitações para consultar o material que será desenvolvido;

2. Verifique a infraestrutura do local de trabalho do colaborador. A tecnologia pode ser uma aliada no processo de transferência desse conhecimento;

3. Avalie o perfil da pessoa, suas habilidades e competências. É alguém mais objetivo, com facilidade de compreender fluxos ou será preciso elaborar diagramas e algo mais visual para transmitir a mensagem deste processo;

4. Documente os processos em uma linguagem que respeite os pontos levantados anteriormente;

5. Corrija todos os possíveis erros de digitação e português. Um material que contenha esse tipo de erro pode fazer com que ele perca sua credibilidade;

6. Divulgue o processo, vendendo todos os benefícios e valores que serão agregados ao modelo de negócio;

7. Disponibilize o material no meio mais adequado. Lembre-se da importância e relevância cada vez maior dos meios digitais no nosso dia a dia e avalie a possibilidade de disponibilizar esse processo em formatos alternativos ficando disponível para consulta online sempre que o executor precisar;

8. Treine o colaborador no processo desenvolvido. Aproveite o momento do treinamento para valorizar os processos que foram desenhados e a importância de segui-los para garantir a estratégia da sua marca. Use, inclusive, o processo mapeado como conteúdo para o treinamento;

9. Dê um tempo para o indivíduo se adaptar ao novo processo. Pessoas normalmente não são tão abertas à mudança e geralmente não gostam de alterar o que, na visão delas, sempre foi assim e não precisaria ser diferente;

10. Acompanhe o profissional em seu dia a dia, executando o processo. Isso fará com que você minimize possíveis dúvidas que tenham ficado pós-treinamento;

11. Ouça o seu colaborador. Nem tudo que é pensado como modelo ideal pode ser aplicado em sua essência na prática. Adaptações poderão ser necessárias e escutar o especialista fará a diferença;

12. Reavalie o processo levando em conta o que foi observado na prática e a opinião do especialista. Verifique se ele pode ser executado como planejado ou se é necessária alguma adaptação. Se preciso, faça-a e divulgue o ajuste realizado;

13. Cobre e fiscalize se o processo está sendo seguido pelo profissional. A cobrança poderá ocorrer por meio de auditoria, acompanhamento dos resultados gerados por meio dos processos ou, ainda, analisando os indicadores da empresa;

14. Premie os melhores. Um sistema de bonificação para a pessoa que cumpre os processos mapeados pode ser mais um incentivo para que ela os inclua em seu dia a dia;

15. Periodicamente, levante se houve melhoria no processo. A documentação do processo não pode orientar o funcionário a seguir um caminho e, na prática, o colaborador precisar fazer algo diferente para atingir o resultado. Um material que não esteja aderente à realidade certamente fará com que a pessoa perca o interesse em segui-lo.

O processo deve existir para garantir o mínimo de qualidade de entrega ao cliente. Entretanto, cada pessoa deve adaptá-lo à sua realidade com o seu “jeitinho”.

Fazendo uma analogia, se a pessoa seguir os processos e executá-los bem, terá nota 7, passando de ano. Se, além de executar os processos, a pessoa agregar comprometimento, carisma e empatia, poderá tirar uma nota 10 e passar de ano com louvor.

Processos não terão valor se não forem executados pelas pessoas e estas poderão ser muito mais produtivas se executarem modelos que deram certo.

Um complementa o outro e, caminhando juntos, podem formar uma dupla de muito sucesso.